الاقتباس من مخطوطة أو أرشيف

على عكس المخطوطات التي عادة ما يكون لها عنوان، تكون المواد المحفوظة في الأرشيفات غالبا بلا عناوين، فيقوم القائمون على الأرشيف بتسميتها (اسم معطى). لأغراض التوثيق، هناك فوارق حين تدوين توثيق مصدر أرشيفي له عنوان أو مصدر أرشيفي له اسم. 

عموما، في حال وجود عنوان للمصدر الأرشيفي، يعامل العنوان معاملة عنوان الكتاب. في حال وجود اسم للمصدر أضافه القائمون على الأرشيف (اسم معطى)، يعامل الاسم المعطى معاملة عنوان المقال في مجلة، ويعامل اسم المجموعة الأرشيفية (وليس اسم الأرشيف) معاملة اسم المجلة.

بما أن المادة الأرشيفية هي مادة غير منشورة، يكون تدوين المقابل لبيانات النشر هو بيانات الحفظ (انظر الملاحظة أدناه).

المؤلف، عنوان المخطوطة، الرقم الأرشيفي، اسم المجموعة الأرشيفية، اسم الأرشيف (المدينة: مكان الحفظ، التاريخ). 

المؤلف، "اسم المادة الأرشيفية"، الرقم الأرشيفي، اسم المجموعة الأرشيفية، اسم الأرشيف (المدينة: مكان الحفظ، التاريخ)، [اللغة إن اختلفت عن لغة التصنيف في الأرشيف].

وإذا ما كانت المادة الأرشيفية بلغة مختلفة عن لغة التصنيف في الأرشيف الذي يقتنيها (وهي اللغة التي يستعملها القائمون على الأرشيف المعني لتصنيف وتعريف المحتوى المقتبس، وهي التي سيعتمدها الباحث حين يضع توثيق المادة الأرشيفية سواء في الحواشي أو في قائمة المصادر)، فيجب تحديد تلك اللغة بين قوسين مربعين [...] في نهاية الحاشية قبل نقطة نهاية الجملة.

مصدر أرشيفي له عنوان

يوضع اسم معد/مؤلف المخطوطة أو معد المادة المقتبسة من الأرشيف، إن وجد، متبوعا بفاصلة؛ يليه عنوان المخطوطة بخط غامق للغة العربية وبخط مائل للغة الإنجليزية، متبوعا بفاصلة؛ يليه الرقم الأرشيفي، متبوعا بفاصلة؛ يليه اسم المجموعة الأرشيفية واسم الأرشيف بينهما فاصلة؛ يليه مباشرة بيانات الحفظ بين ظفرين <(المدينة: مكان الحفظ، التاريخ)>؛ وتوضع الصفحات (إن وجدت) في نهاية الحاشية؛ ثم توضع نقطة نهاية الجملة في نهاية السطر. 

مصدر أرشيفي له اسم وليس عنوان

يوضع اسم معد/مؤلف المخطوطة أو معد المادة المقتبسة من الأرشيف، متبوعا بفاصلة؛ يليه اسم المادة الأرشيفية المعطى بين مزدوجتين دون إمالة أو تغميق، متبوعا بفاصلة؛ يليه اسم المجموعة الأرشيفية بخط غامق للغة العربية وبخط مائل للغة الإنجليزية متبوعا بفاصلة عادية دون إمالة أو تغميق؛ يليه اسم الأرشيف دون إمالة أو تغميق؛ يليه مباشرة بيانات الحفظ بين ظفرين <(المدينة: مكان الحفظ، التاريخ)>؛ وتوضع الصفحات (إن وجدت) في نهاية الحاشية؛ ثم توضع نقطة نهاية الجملة في نهاية السطر.